Automatizare End-to-End Vânzări & Onboarding
De la cereri manuale pe email și tooling fragmentat la creare instant de conturi într-un model operațional unificat de fulfillment.
Client: Transitionstudio
Timp onboarding client
Pași manuali în fulfillment
Produse survey automatizate
Checklist implementare
Situația
Transitionstudio vinde acces la platforma lor de survey-uri — atât coach-ilor cât și, tot mai mult, clienților finali. Înainte de acest proiect, întregul proces de fulfillment era manual.
Fiecare cerere de cumpărare venea pe email. Un membru al echipei de suport trebuia să creeze manual un cont, să configureze accesul la survey, să scrie un email personal și să trimită detaliile de logare. Asta introducea întârzieri, erori și o povară de suport crescândă.
Ce Am Livrat
Un pipeline complet automatizat order-to-access între WooCommerce și platforma de survey, care consolidează operațiunile fragmentate într-un singur sistem.
Catalog Virtual de Produse
8 produse survey disponibile în WooCommerce, fiecare mapate la survey-ul corect și nivelul de acces — disponibile coach-ilor și clienților finali.
Provizionare Automatizată
La achiziție, motorul de automatizare creează sau mapează instant contul cumpărătorului, asignează accesul la survey și trimite comunicări branded de onboarding — totul fără intervenție umană.
Logică Mapping Coach
Gestionează inteligent ambele scenarii: crearea unui cont nou de coach când e necesar, sau maparea achiziției la un coach existent și relațiile cu clienții săi.
Gestionare Erori & Escaladare
Orice eșec de fulfillment declanșează alerte imediate echipei de operațiuni, prevenind eșecurile silențioase și asigurând accesul fiecărui client.
Rapoarte Automate Săptămânale
Sumare automate săptămânale acoperind volume comenzi, rezultate provizionare, rate erori și sănătate sistem — vizibilitate completă fără monitorizare manuală.
Monitorizare Real-Time
Alerte live pe sănătatea platformei și automatizărilor via canal integrat de monitorizare, permițând răspuns rapid la orice problemă.
Detalii Tehnice
Layer-ul de automatizare este alimentat de n8n cu integrări API custom și gestionare inteligentă a erorilor.
Motor Automatizare n8n
Workflow complex gestionând pipeline-ul complet de la comandă la acces cu trigger-e webhook, orchestrare API și routing condițional pentru diferite tipuri de produse.
Integrare WooCommerce
Integrare profundă cu WooCommerce REST API pentru detecție comenzi, mapare produse și sincronizare status între ambele platforme.
Sistem Email Multilingv
Template-uri email file-based suportând 6 limbi (EN, NL, RU, ES, CN, LV) — invitații branded, onboarding și resetare parolă cu procesare async queue.
Deduplicare Comenzi
Tabel tracking SQL (processed_orders) asigură procesarea fiecărei comenzi exact o dată, prevenind conturi sau accese duplicate.
Înainte vs. După
| ÎNAINTE | DUPĂ |
|---|---|
| Cerere manuală pe email per client | Creare automată cont instant la achiziție |
| Dependent de disponibilitatea echipei suport | Zero dependență de disponibilitate umană |
| Ore sau zile pentru acces la platformă | Acces complet livrat în sub 1 minut |
| Fără vizibilitate în statusul fulfillmentului | Monitorizare real-time + rapoarte săptămânale |
| Erori descoperite doar la reclamația clienților | Alertă imediată la orice eșec de provizionare |
| Operațiunile survey erau împărțite în 6 sisteme neconectate | Model operațional unificat într-un singur sistem, cu roadmap pentru unificare completă de platformă |
Sistem Distribuție Survey-uri Individuale
Un flux complet coach-la-coachee construit pe stratul de automatizare: linkuri magice, sistem de credite și gestionarea completă a ciclului de viață al invitațiilor.
Linkuri Magice
Link-uri unice bazate pe token cu expirare configurabilă (1-8.760 ore), adrese email pre-completate și acces one-click la survey fără creare cont.
Sistem de Credite
Alocare de credite per coach, cu deducere atomică, rambursare automată la ștergere și urmărirea soldului în timp real.
Ciclul de Viață Invitații
Gestionare completă ciclul de viață: Pending → Accesat → Inactiv → Expirat, cu capabilități de reactivare, retrimitere și vizualizare rezultate.
Pregătit să-ți Transformi Business-ul?
Mapăm constrângerile curente, proiectăm infrastructura sigură și arhitectura de delivery, apoi executăm pe rezultate măsurabile și un roadmap realist.